Como integrar vendas, operação e gestão na publicidade? Veja como um ERP pode transformar sua rotina e melhorar seus resultados.
No mercado de venda de publicidade, a eficiência na gestão de vendas, operações e faturamento pode definir o sucesso de uma empresa. Com um ambiente cada vez mais dinâmico e digital, contar com um sistema de gestão integrada, como um software especializado, é fundamental para garantir competitividade e crescimento sustentável.
Mas como essa tecnologia pode ajudar a otimizar a operação de uma empresa de comunicação?
O que é um ERP para venda de publicidade?
ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema que centraliza e automatiza processos empresariais, permitindo uma visão unificada das operações. Nas empresas de mídia, como rádios, emissoras de televisão, empresas de OOH (out of home), um ERP especializado integra desde o primeiro contato com o cliente até o faturamento e análise de resultados, passando por planejamento de campanhas e controle operacional.
Diferente de sistemas genéricos e desconectados, um workstation voltado para publicidade considera as particularidades do setor, como diferentes formatos de mídia, gestão de espaços publicitários, contratos recorrentes, gestão dos descontos em campanhas, mapa de exibições, controle da OPEC e relatórios detalhados de desempenho das campanhas.
Como unificar vendas, operação e gestão?
Unificar a operação dentro de uma vertical de negócio é um dos maiores desafios. Sempre que um gestor procura por um sistema genérico os resultados associados a esta escolha tendem a ser menos especializados.
A integração promovida por um ecossistema especializado permite que as equipes de vendas, operações e gestão financeira trabalhem de forma sincronizada, eliminando gargalos e reduzindo erros. Veja como isso acontece na prática:
- Automação e eficiência no processo de vendas
Vender espaços publicitários envolve negociações complexas, precificação dinâmica e contratos personalizados. Um CRM que esteja integrado ao sistema facilita esse processo ao permitir a criação automatizada de propostas, gestão de clientes e das negociações, e acompanhamento do pipeline de vendas em tempo real.
Ele garante que a equipe comercial tenha acesso às informações de disponibilidade de mídia e histórico de clientes, otimizando as negociações e reduzindo retrabalho.
Além disso, o processo de venda pode ser integrado. Ao ter a aprovação da proposta o sistema já pode realizar a reserva dos blocos comercializados e permitir que os criativos sejam recebidos pela OPEC — tudo de forma automatizada e com total controle.
- Gestão operacional integrada
Após o fechamento da venda, a equipe operacional entra em cena para garantir a veiculação da publicidade. Um sistema de gestão específico para o setor de mídia permite um planejamento detalhado da alocação de espaços, controle de prazos e integração com plataformas de mídia digital — como o Google Ad Manager, por exemplo.
Dessa forma, a comunicação entre departamentos flui melhor, reduzindo falhas na entrega de campanhas e melhorando o relacionamento com os clientes. O acompanhamento em tempo real também permite ajustes rápidos em caso de mudanças de estratégia.
- Controle financeiro e faturamento automatizado
A gestão financeira é um dos pontos críticos na publicidade, especialmente quando se trabalha com contratos recorrentes e diferentes modelos de precificação. Gerar automaticamente faturas, acompanha pagamentos e oferecer relatórios detalhados sobre a rentabilidade de cada campanha certamente fazem toda a diferença por automatizar esse controle e garantir a saúde financeira com uma equipe mais enxuta.
Isso reduz riscos de inadimplência e melhora a previsibilidade do fluxo de caixa, garantindo que a empresa possa operar de forma mais segura e planejada.
- Controle de exibições
Um dos maiores desafios da publicidade é garantir que os anúncios sejam exibidos conforme o planejado. Uma solução com fluxo completo deve permitir o monitoramento em tempo real das campanhas, acompanhando métricas como aproveitamento das vendas nos blocos comerciais, fazer a conciliação entre o roteiro contratado e executado, tempo de veiculação e cumprimento de contratos.
Com isso, é possível identificar rapidamente falhas na veiculação, ajustar estratégias conforme necessário e fornecer aos anunciantes relatórios detalhados sobre o desempenho de seus anúncios, aumentando a transparência e a credibilidade do serviço.
Benefícios de um sistema centralizado
A adoção de um software especializado no segmento de empresas que comercializam mídia traz uma série de vantagens que impactam diretamente na eficiência e lucratividade do negócio.
- Redução de erros e retrabalho
Com a automação de processos, as chances de erros manuais diminuem consideravelmente. Desde a inserção de dados até a geração de relatórios, tudo é registrado de forma centralizada, evitando inconsistências e retrabalho.
Um exemplo prático é a transição das atividades da área comercial para as operações. Após a conclusão de uma venda, é imprescindível que ambas as áreas estejam devidamente alinhadas. Sem uma gestão eficiente, essa transição pode se tornar problemática. Por exemplo, inserir novamente em outro sistema todos os dados já fornecidos pela equipe comercial pode ser uma tarefa onerosa e desnecessária.
- Visão estratégica do negócio
Com relatórios precisos e dashboards intuitivos, os gestores têm uma visão clara do desempenho da empresa. Isso permite decisões mais estratégicas, baseadas em dados concretos sobre vendas, custos, produtividade e rentabilidade.
- Melhoria na experiência do cliente
Um sistema eficiente não beneficia apenas a empresa, mas também seus clientes. Com processos mais ágeis e comunicação fluida entre os setores, os anunciantes recebem um atendimento mais rápido e transparente, aumentando a satisfação e fidelização.
Como escolher o produto ideal?
Na hora de escolher um sistema que faça a gestão da publicidade, é essencial avaliar alguns critérios:
- Especialização no setor: O sistema precisa atender às particularidades da publicidade, incluindo formatos de mídia, contratos recorrentes e gestão de campanhas.
- Facilidade de integração: Deve ser compatível com outras ferramentas já utilizadas, como plataformas de mídia digital, CRMs e softwares financeiros.
- Usabilidade e suporte: Um sistema intuitivo facilita a adoção pela equipe. Além disso, um suporte eficiente faz toda a diferença na resolução de problemas.
- Capacidade de personalização: Cada empresa tem suas necessidades. Um ERP flexível permite ajustes conforme o crescimento e as mudanças do mercado.
A gestão publicitária envolve desafios operacionais, táticos e estratégicos que vão desde a prospecção de clientes até a entrega final da campanha. Integrar vendas, operação e gestão financeira em um único sistema permite que a empresa tenha mais eficiência, reduza custos e melhore o atendimento ao cliente.
Investir em um sistema especializado não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para empresas que buscam escalabilidade e competitividade no mercado publicitário. Se a sua empresa ainda não adotou essa tecnologia, talvez seja o momento de dar esse passo e transformar a forma como gerencia seus processos internos.
