O Excel é a primeira escolha para muitos profissionais de vendas quando iniciam as prospecções e negociações. O que você não gosta no software? Também conhecido como Panilha, é uma solução prontamente disponível e, com a facilidade de acessar documentos baseados na nuvem, seu uso aumentou.
Aos poucos o Excel foi se tornando indispensável para muitas empresas. É fácil de configurar, simples de usar e aparentemente funciona, até que uma ou todas essas coisas ocorram:
- Você deseja que outros membros da sua equipe colaborem nas planilhas
- Sua empresa começa a obter um volume maior de leads
- Você tem dificuldade em controlar a visibilidade do documento
- Você deseja acompanhar a comunicação com seus leads, prospects ou clientes
Veja a colaboração, por exemplo:
Imagine você compartilhando suas planilhas com 10 pessoas e esperando que todos estejam utilizando a versão mais recente. Isso pode ser frustrante e abre espaço para possíveis erros. E definitivamente não é uma maneira produtiva de trabalhar.
De acordo com um estudo do professor Ray Panko, cerca de 90% das planilhas apresentam erros. Isso mostra que o Excel propenso a erros é mais comum do que se imagina.
Vamos dar outro exemplo. Seus clientes em potencial triplicaram em relação ao mês passado e, de repente, você percebe que seu serviço de gestão manual precisa de mais armazenamento e melhor capacidade.
Adicione ainda a responsabilidade de rastrear a interação com prospects. E a usabilidade chega ao fundo do poço quando você deseja criar e identificar os estágios de um possível cliente em um pipeline.
Simplificando: o Excel não é suficiente para sua operação de vendas.
Embora possa ser um desafio dizer adeus a uma ferramenta que você usa há um tempo considerável, você deve fazê-lo.
Isso se torna ainda mais evidente quando a empresa atinge um ponto em que possui mais dados do que o Excel pode suportar.
Portanto, é hora de mudar do Excel para uma solução de CRM .
Mas o que é um CRM?
O termo CRM significa Customer Relationship Management.
É uma plataforma abrangente e na nuvem para as equipes de vendas gerenciarem seus relacionamentos comerciais.
Muitas empresas em todo o mundo usam o CRM para criar e nutrir relacionamentos com seus leads e clientes. Outra função bastante utilizada é a automação de marketing , um excelente complemento para estratégias de venda.
Embora existam muitas ferramentas no mercado, você precisa encontrar o CRM certo que atenda às suas necessidades comerciais, tais como:
- Criar perfis individuais robustos para cada lead
- Acompanhar ofertas em um funil
- Fazer chamadas para seus clientes em potencial e clientes
- Programar e enviar e-mails em massa
- Criar e visualizar relatórios personalizados
- Organizar reuniões com clientes em potencial
- Fazer anotações e agendar tarefas
- Compartilhar arquivos
- Visualizar um histórico de todas as interações que você teve com seus prospects e clientes.
Aqui estão dez razões pelas quais você precisa mudar do Excel para uma solução de CRM:
1.Colaboração
Uma das vantagens mais significativas de uma solução de CRM sobre o Excel é a capacidade de colaborar com vários usuários. Os gerentes comerciais podem aliviar a carga atribuindo leads aos vendedores com facilidade.
Alguns softwares de CRM de vendas também vêm com uma caixa de entrada de equipe compartilhada com todos os membros, para que os representantes de vendas possam intervir e assumir o controle de conversas críticas em caso de ausência no trabalho.
Diferentemente das planilhas, você pode dizer adeus ao controle de versão. É basicamente inexistente. Todas as partes interessadas podem trabalhar juntas em tempo real em direção a um objetivo comum com a ajuda de uma solução de CRM.
2.Má gestão do tempo
Um equilíbrio igual entre trabalho e entrega é o que torna o time de vendas produtivo. Mas a entrada manual de dados no Excel exige dedicação e tempo.
Rastrear dados, por exemplo. Com o Excel, não há como capturar as informações automaticamente. Portanto, não importa se cinco leads preenchem seu formulário no site ou cinquenta deles – você é obrigado a atualizar essas informações manualmente. Há grandes chances de que isso seja feito de forma incorreta ou que algumas informações possam passar despercebidas.
Uma solução de CRM para vendas ajuda nessa situação, capturando automaticamente informações do lead onde quer que ele converta. Assim, você pode pular a entrada manual e chegar até eles imediatamente!
Outra desvantagem do Excel é quando você deseja visualizar seus números de vendas com a ajuda de estatísticas. É preciso selecionar cuidadosamente os dados corretos nas células, escolher o gráfico de sua escolha, inserir fórmulas e gerar o relatório. Isso consome muito tempo.
O CRM intervém para ajudá-lo nesse caso com a geração de relatórios apenas com o clique de um botão, sem a necessidade de infiltrar-se em hordas de dados.
3.Configuração única e sem complicações
Depois de concluir a configuração do Excel para os seus negócios, o processo simplesmente não termina aí – você também precisará configurar seu cliente de email, um software de PABX ou Voip para fazer chamadas e várias outras ferramentas para gerenciar efetivamente suas vendas .
E a pior parte é que você precisa continuar alternando entre essas várias ferramentas regularmente para que funcione com seu processo de negócios.
Imagine ter uma única plataforma com todos esses recursos – uma ferramenta que não exige que você continue alternando entre vários aplicativos com frequência.
É aqui que uma solução de CRM de vendas atua para melhorar as coisas. Além disso, há três benefícios essenciais envolvidos no uso de um CRM:
- Você pode economizar muito tempo valioso
- Sua produtividade aumenta
- Suas vendas e dados estão organizados melhor
4.Automação
Esqueça o conceito de “automações” com o Excel – porque isso força você a inserir informações manualmente. Mas as soluções de CRM para vendas são totalmente diferentes.
Digamos que você esteja usando um formulário da web em seu site. Webforms são uma estratégia essencial para geração de leads . Sem um CRM, quando um lead preenche suas informações no formulário, você precisará capturar esses dados manualmente na planilha.
E imagine repetir esse processo para cada novo lead!
Com uma ferramenta de CRM , você pode automatizar essa atividade de ponta a ponta.
Sempre que um novo lead preenche seu formulário da web, ele é automaticamente adicionado ao seu sistema de CRM . Imagine quanto dessa falta de entrada de dados pode economizar seu tempo!
5.Acompanhamento de eventos
Vamos ser sinceros: é evidente que você não pode enviar e-mails diretamente do Excel e não há como rastrear suas métricas. Com um CRM de vendas, você pode acompanhar uma infinidade de métricas de email, desde as taxas de abertura e clique de email até a atividade principal em seu site ou produto. Você pode acompanhar isso para entender todos os movimentos de sua liderança.
Essas informações em tempo real fornecem o contexto essencial necessário para interagir rapidamente com seus leads.
Caso em questão, digamos que você seja notificado sobre um lead baixando um estudo de caso do seu site. Isso indica que eles estão explorando seus negócios e serve como uma excelente oportunidade para você criar um email informativo sobre um evento que sua empresa está organizando. O convite que você anexa pode ajudar a rastrear as taxas de resposta.
A melhor parte é que todas essas interações são registradas no perfil do respectivo lead na forma de uma linha do tempo cronológica.
6.Escalabilidade
Outro grande problema que você tem com o Excel é que ele não é escalável. À medida que sua empresa cresce e você obtém mais clientes, as planilhas se tornam insuficientes e altamente ineficientes. Considere isso, por exemplo, que você não pode ampliar as oportunidades de upsell para um cliente ou entender o momento certo para fazer uma ligação de acompanhamento.
A maioria das soluções de CRM vem com planos de preços que atendem a cada setor de negócios, com o conjunto certo de recursos. Portanto, quando sua empresa cresce, a solução de CRM é escalonada.
7.Relatórios avançados
É um fato conhecido que toda empresa precisa quantificar esforços. Veja o caso do Excel, por exemplo. Ele fornece tabelas dinâmicas, gráficos de barras e gráficos de pizza para geração de relatórios, mas existem limites impostos à quantidade de dados que ele pode manipular.
O Excel falha miseravelmente quando se trata de relatórios complexos, abrangendo prazos e envolvendo um grande número de registros.
As soluções de CRM de vendas permitem criar uma variedade de relatórios sob demanda. E se você deseja criar um relatório rápido, pode escolher um modelo em uma lista típica de casos de uso.
8.Integrações
Você pode esquecer a integração do Excel com outras ferramentas úteis. Eles simplesmente não foram criados para lidar com esse tipo de funcionalidade.
Por outro lado, as soluções de CRM de vendas se integram a muitas ferramentas essenciais. Por exemplo, se você estiver usando uma ferramenta de email marketing como RD Station ou Mailchimp, poderá integrar perfeitamente sua solução de CRM a elas. Isso ajuda a gerenciar suas campanhas de vendas e marketing a partir de um ponto.
Você também pode criar fluxos de trabalho de automação entre aplicativos através do Zapier. Por exemplo, se um visitante responder ao seu anúncio do Facebook, você poderá configurar um ‘Zap’ para capturar automaticamente os dados no CRM.
9.Segurança de Dados
Uma planilha sempre corre o risco de ser compartilhada sem o seu conhecimento. Mesmo se você definir permissões de visibilidade, os usuários ainda poderão duplicar o documento e manipular as informações.
Seus dados podem ser facilmente transferidos para um dispositivo de armazenamento por qualquer funcionário e, perdida a integridade, nunca pode ser recuperada.
Assim, você pode ver como é fácil perder seus dados com o Excel.
Isso deixa de ser um problema com as soluções de CRM baseadas na nuvem. Seus dados estão sempre seguros, mesmo quando você não está na empresa. Diferentes soluções de CRM de vendas têm maneiras diferentes de garantir a privacidade e a segurança dos clientes. Você precisa garantir que a solução que você escolher tenha enriquecido os protocolos de segurança antes de decidir comprar.
10.Personalização
Sejamos honestos – com o Excel e a maioria das soluções de planilhas, o que você vê é o que obtém. Nada mais nada menos.
Embora seja verdade que se pode baixar modelos gratuitos, isso é semelhante ao encaixe de uma nova moldura em um carro antigo – não melhora o desempenho!
O layout permanece o mesmo, independentemente do que você faz, não é possível criar perfis dedicados para usuários diferentes e, em última análise, é necessário seguir o conjunto limitado de regras do Excel .
As possibilidades de personalização são ilimitadas em uma solução de CRM. Você pode atribuir automaticamente leads a representantes por meio da atribuição de território, modificar layouts usando campos personalizados e até renomear módulos principais.
Aqui está o que parece:
Com uma solução de CRM implementada, a criação de perfis diferentes para usuários diferentes é um padrão. Se sua empresa estiver no setor B2C , você pode optar por não incluir o nome da empresa de seu cliente no perfil dela, se isso não for relevante.
Conclusão
Então aí está. O Excel e o CRM são ferramentas de alta utilidade, mas foram projetados para diferentes necessidades. Se você procura uma configuração única e descomplicada que cuide de tudo relacionado às suas vendas, o CRM é a melhor escolha.
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